AddIns: manche Bluetooth - Dienste installieren sich ungefragt in die Outlook Symbolleiste, eine Deaktivierung hält gerade bis zum nächsten Programmstart. Um die zusätzliche Symbolleiste dauerhaft zu entfernen, löschen Sie in der Registry die Unterschlüssel unter: - HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Office\Outlook\Addins - HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Outlook\Addins diese sollten Sie allerdings vorher per Exportierung sichern, falls sie doch noch benötigt werden.
Adressbuch reparieren: das Outlook Adressbuch legt leider für jeden Telefon- bzw. Faxeintrag im Kontaktformular eine separate Zeile an. Sollten Sie diese Mehrfacheinträge stören, können Sie diese Einträge ab Outlook 2002 entweder im Adressbuch mit einem Klick auf die rechte Maustaste löschen (dadurch wird allerdings die Faxnummer aus dem entsprechenden Kontakt gelöscht) oder den zusätzlichen Faxeintrag anderen, nicht verwendeten Feldern (z.B. Pager, Telex) zuordnen. Falls das Adressbuch nicht angezeigt werden kann, löschen Sie es über Extras -> E-Mail-Konten und legen es neu an: - Starten Sie Outlook, klicken Sie im Menü Extras auf E-Mail-Konten. - Klicken Sie auf Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten und anschließend auf Weiter. - Klicken Sie auf Outlook-Adressbuch, anschließend auf Entfernen und bestätigen Sie den Vorgang. - Klicken Sie auf Hinzufügen, zusätzliche Adressbücher, und anschließend auf Weiter. - Klicken Sie auf Outlook-Adressbuch, auf Weiter und auf OK, wenn Sie aufgefordert werden, Outlook neu zu starten. - Klicken Sie auf Fertig stellen und im Menü Datei auf Beenden, um Outlook zu beenden. - Starten Sie Outlook neu und klicken Sie in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf den Ordner Kontakte, den Sie in Verbindung mit dem Adressbuch verwenden möchten. - Klicken Sie anschließend auf Eigenschaften und auf die Registerkarte Outlook-Adressbuch. - Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen" und klicken Sie auf OK. (siehe Microsoft kb319901).
Adressbuch sortieren: im Outlook-Adressbuch kommt es unverständlicher Weise immer wieder zur Sortierung nach Vornamen. So findet man in einer umfangreichen Kontaktliste unmöglich eine Adresse. Um die Liste dauerhaft nach dem Nachnamen zu sortieren, klicken Sie in Outlook 2010 auf Datei -> Kontoeinstellungen -> Adressbücher -> gewünschtes Adressbuch -> Ändern und aktivieren Sie hier die Option “Speichern unter” (Nachname, Vorname). Die Änderungen werden erst nach einem Neustart von Outlook wirksam. für Outlook 2003/2007 ändern Sie die Einstellung unter Extras -> E-Mail-Konten -> Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten -> Weiter -> gewünschtes Adressbuch -> Ändern und aktivieren Sie hier die Option “Speichern unter” (Nachname, Vorname). Die Änderungen werden erst nach einem Neustart von Outlook wirksam.
alte Termine automatisch löschen: mit der Funktion Auto-Archivierung können Sie bequem automatisch oder manuell alte Elemente löschen oder archivieren. Mit Elemente sind sowohl E-Mails als auch Kalendereinträge und Aufgaben gemeint. Zur manuellen Putzaktion klicken Sie im Menü auf Extras -> Postfach aufräumen -> Auto-Archivieren. Damit die Auto-Archivierung regelmäßig durchgeführt wird, müssen Sie zusätzlich im Menü Extras -> Optionen auf die Registerkarte "Weitere" und dann auf die Schaltfläche "Auto-Archivierung" klicken. Dort stellen Sie ein, wann die Archivierung und das Löschen der Termine stattfinden soll. Wenn Sie die Option "Auto-Archivierung nach Bestätigung beginnen" deaktivieren, wird Outlook in Zukunft selbständig alte Termine regelmäßig löschen.
Anlagen freigeben: um gesperrte Dateianhänge, wie ".exe" Dateien, auch in Outlook ab Version 2000 öffnen zu können, muss man in der Registry im Wert von "Level1Remove" die entsprechenden Dateiendungen angeben. Standardmäßig werden sämtliche Anhänge, die Outlook für gefährlich hält, ausgeblendet. Outlook zeigt dann folgende Fehlermeldung an: "Outlook hat den Zugriff auf die folgenden potentiell unsicheren Anlagen blockiert". Durch den Eintrag können Sie die gewünschten Dateiendungen für Outlook frei schalten. Danach werden diese Dateianhänge wieder in der Mail angezeigt. Starten Sie den Registrierungseditor und erstellen Sie in der Registry unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\[Version]\Outlook\Security eine neue Zeichenfolge mit dem Namen "Level1Remove". Geben Sie hier die Erweiterungen an, die in Zukunft angezeigt werden sollen. Mehrere Erweiterungen werden durch Semikolon getrennt, z.B. "url;exe;com", dabei müssen Sie [Version] durch Ihre aktuelle Office Version ersetzen. Möchten Sie nicht selbst in der Registry herumpfuschen, klicken Sie auf den entsprechenden Link: - 9.0 für Office 2000 - 10.0 für Office 2002 - 11.0 für Office 2003 - 12.0 für Office 2007 - 14.0 für Outlook 2010 Mit dem Eintag "Level1Add" können Sie auf gleiche Weise zusätzliche Dateierweiterungen in Outlook sperren.
Anlagen speichern: wenn Sie E-Mail-Anhänge speichern möchten, verweißt Outlook auf einen Ordner, den Sie überhaupt nicht nützen. So müssen Sie stets erst umständlich zu dem Verzeichnis navigieren, indem Sie die Anhänge tatsächlich ablegen möchten. Den Zielordner legen Sie in der Registry fest, im Registry-Editor navigieren Sie zum Schlüssel »HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\[Version]\Outlook\Options«. Den Platzhalter [Version] ersetzen Sie durch die Versionsnummer Ihres Office-Pakets, 11.0 für Office 2003, 12.0 für Office 2007 und 14.0 für Office 2010. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle im rechten Bereich und wählen Sie »Neu | Zeichenfolge«, den vorgeschlagenen Namen überschreiben Sie mit »DefaultPath«. Anschließend öffnen Sie den neuen Wert als »Wert« und geben den gewünschten Speicherpfad in Anführungszeichen ein.
E-Mail kommt nicht an: erhalten Sie nach dem Versand einer E-Mail eine lange, technische Info-Mail, können Sie anhand der Fehlernummer den Grund der missglückten Zustellung entnehmen: - 5.1.x = ungültige E-Mail-Adresse - 5.2.2 = Postfach des Empfängers ist voll - 5.3.4 = E-Mail ist zu groß - 5.4.x = Verbindungsprobleme oder unbekannter E-Mail-Provider - 5.7.x = Sicherheitseinstellungen beim Empfänger blockieren den Empfang
PST Datei: im Unterschied zu vielen anderen E-Mail-Programmen speichert Outlook alle Informationen in einer großen Datei. Diese so genannte PST Datei enthält alle E-Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben und befindet sich in der Standardeinstellung unter Windows XP im Ordner C:\Dokumente und Einstellungen\%username%\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\Outlook.pst, oder unter Windows Vista und Windows 7 im Ordner C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Outlook.pst, wenn Sie nicht gerade mit einem Exchangeserver arbeiten. Möchten oder müssen Sie E-Mails und Kontakte von verschiedenen Rechnern nutzen, können Sie die PST Datei auf einen Server oder eine externe Festplatte verschieben. Outlook vermisst beim nächsten Start die fehlende Datei und lässt Sie den neuen Speicherort auswählen, allerdings sollten Sie, obwohl es technisch möglich ist, nicht mit mehreren Rechnern gleichzeitig auf die ausgelagerte PST Datei zugreifen. Microsoft Outlook ab Version 2003 hat im Vergleich zu früheren Versionen ein anderes Format und eine andere Größenbeschränkung für PST-Dateien. In Outlook 2002 und früheren Versionen haben die PST-Dateien das ANSI-Format (American National Standards Institute) und die Ordnergröße ist auf 2 GB beschränkt. Das Standardformat der PST-Dateien ab Outlook 2003 ist Unicode, dieses Format der PST-Dateien bietet eine höhere Obergrenze der Dateigröße von 20 GB. Wenn Sie von einem anderen Computer mit einer früheren Outlook-Version auf eine PST-Datei von Outlook 2003 zugreifen möchten, oder wenn Sie Outlook 2003 installiert haben und diese Version entfernen möchten, um wieder Outlook 2002 oder eine frühere Version zu verwenden, müssen Sie Ihre PST-Datei in ein ANSI-Format zurück konvertieren. Dazu starten Sie Outlook 2007 oder Outlook 2003, klicken Sie im Menü Datei auf Datendateiverwaltung und anschließend auf Hinzufügen. Klicken Sie auf Persönliche Ordner (.pst) für Outlook 97-2002 und dann auf OK, anschließend vergeben Sie einen Namen für die PST-Datei, oder klicken Sie auf OK, um den Standardnamen zu übernehmen und klicken abermals auf OK und dann auf Schließen. Klicken Sie unten im Navigationsfenster (oder in der Menüleiste -> Wechseln zu) auf Ordnerliste. Im Navigationsfenster wird jetzt die neue PST-Datei angezeigt, für die Sie zuvor einen Namen vergeben haben. Ziehen Sie die PST-Dateiinformationen von den vorhandenen Outlook 2003-Ordnern auf die neue PST-Datei, die Sie erstellt haben.
PST Datei komprimieren: um Speicherplatz auf der Festplatte Ihres Computers freizugeben, können Sie unerwünschte Objekte aus den verschiedenen PST Dateien löschen und anschließend komprimieren, damit sie weniger Speicherplatz beanspruchen. Durch das Löschen unerwünschter Elemente aus den einzelnen Ordnern werden die Elemente lediglich in den Ordner "Gelöschte Objekte" verschoben. Um die Elemente dauerhaft zu entfernen, müssen Sie diese aus dem Ordner "Gelöschte Objekte" löschen, damit Outlook die Datei effektiv komprimieren kann. Sie können die Komprimierung der Outlook-Datei manuell starten oder automatisch im Hintergrund ausführen. Ausgelagert gespeicherte PST Dateien müssen lt. Microsoft möglicherweise manuell komprimiert werden. Die automatische Komprimierung findet bei Leerlauf des PCs im Hintergrund statt, dabei muss Outlook gerade ausgeführt werden und der Computer darf nicht mit CPU intensiven Aufgaben wie dem Kopieren und Herunterladen von Dateien beschäftigt sein. Zum manuellen Starten der Komprimierung der PST Datei klicken Sie bei Outlook 2003 im Menü Datei -> Datendateiverwaltung -> Einstellungen -> "Jetzt komprimieren", bei Outlook 2010 auf Datei -> Kontoeinstellungen -> Datendateien -> Einstellungen -> jetzt komprimieren. Mit einem Eintrag in der Registry können Sie die PST-Datei beim Beenden von Outlook automatisch komprimieren. 1. Im Registry-Editor suchen Sie links im Verzeichnisbaum den Eintrag “HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\[version]\Outlook\PST”, als [version] wählen Sie bitte Ihre Office-Version aus: 2003 = 11.0 2007 = 12.0 2010 = 14.0 2. Klicken Sie in den rechten Fensterbereich und erzeugen einen neuen Eintrag mit Rechtsklick “Neu | DWORD-Wert”. Geben Sie dem neuen Eintrag den Namen “PSTNullFreeOnClose” und bestätigen mit der Enter-Taste. 3. Öffnen Sie den neuen Eintrag mit einem Doppelklick und ändern den Wert von “0″ auf “1″.
PST Datei reparieren: wird die PST Datei beschädigt, droht der Verlust sämtlicher Informationen. Meldet Outlook beim Start ein defektes Postfach, können Sie es mit "scanpst.exe" retten. Das Tool ist Teil jeder Office-Installation und gut versteckt in Windows XP im Ordner "C:\Programme\Gemeinsame Dateien\System\(MS)MAPI\1031" bzw. in Windows 7 im Ordner "C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14\SCANPST.EXE" zu finden. Starten Sie "scanpst.exe" über den Windows Explorer, erstellen Sie nebenbei gleich eine gut auffindbare Verknüpfung, klicken Sie auf "Durchsuchen" und geben Sie den Pfad zur PST Datei an, der in der Outlook-Fehlermeldung angezeigt wird. Führen Sie eine Konsistenzprüfung und anschließend ggf. eine Reparatur durch, in der Regel ist der Fehler damit behoben. "scanpst.exe" kann Fehler manchmal nicht in einem Durchgang reparieren, führen Sie daher die Reparatur so oft aus, bis keine Fehler mehr angezeigt werden. Eine Sicherung vor der Reparatur wird zwar meistens empfohlen, ist aber nicht unbedingt nötig. Bei großen Dateien sollten Sie nach erfolgreicher Reparatur die Sicherungskopie allerdings löschen um den Festplattenspeicherplatz wieder freizugeben. Um es erst gar nicht so weit kommen zu lassen, können Sie Ihre Outlook-Daten regelmäßig in einer neuen PST Datei sichern. Klicken Sie dazu in Outlook auf "Datei / Importieren/ Exportieren …". Wählen Sie im Dialogfenster die Option "Exportieren in eine Datei" und im nächsten Fenster "Persönliche Ordner-Datei (.pst)". Nun bestimmen Sie, was gesichert werden soll. Um alles zu archivieren, markieren Sie "Persönliche Ordner" und setzen ein Häkchen vor "Unterordner einbeziehen". Beachten Sie, dass eine Outlook Sicherung oft mehrere Gigabyte groß ist.
Senden an (im Explorer Kontextmenü): viele User versenden Anlagen per E-Mail über das Explorer Kontextmenü Senden an -> E-Mail-Empfänger. In seltenen Fällen ist diese Funktion aber defekt, beim Aufruf passiert gar nichts, nicht mal eine Fehlermeldung erscheint. Sollte dieser Fehler auch bei Ihnen auftreten, schließen Sie Outlook, und löschen Sie die Datei "frmcache.dat", die Sie im Ordner %userprofile%\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\FORMS finden. Nach einem Neustart sollte der Kontextmenüeintrag wieder funktionieren, falls nicht, deregistrieren Sie über Start -> Ausführen -> "regsvr32.exe /u sendmail.dll" die dafür verantwortliche Windows-Datei und registrieren Sie neu mit dem Befehl "regsvr32.exe sendmail.dll". Wenn dies wider erwartend ebenfalls nicht zu Erfolg führt, legen Sie den Kontextmenüeintrag komplett neu an und löschen den Vorhandenen. Dazu erstellen Sie im Ordner %userprofile%\SendTo eine neue Verknüpfung "C:\Programme\Microsoft Office\Office11\Outlook.exe /a "%1"" z.B. mit dem Namen Mail, wobei bei installierem Servicepack 3 das abschließende "%1" entfällt.
Startproblem beheben: bricht Outlook den Start mit einer Fehlermeldung ab, könnte die Datei outlook.xml beschädigt sein. Löschen Sie diese Datei im Ordner c:\Dokumente und Einstellungen\%username%\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook und starten Sie Outlook neu. Die Datei wird dabei vom Programm neu angelegt und Outlook sollte wieder funktionieren.
Verteiler Mitglieder ausschließen: einzelne Kontakte lassen sich aus einer bestehenden Verteilerliste ganz einfach entfernen, indem Sie nach der Verteilerlistenauswahl auf das "+" Zeichen im Empfängerfeld klicken, daraufhin werden die einzelnen Namen der Verteilerliste angezeigt, die sich, bei Bedarf, bequem einzeln entfernen lassen.